Manual de Flamix para el equipo
Esta guía explica, pantalla por pantalla y pestaña por pestaña, para qué sirve cada parte de Flamix y cómo usarla en el día a día del restaurante — sin tecnicismos.
Está organizada igual que el menú lateral de la app: primero lo que usa todo el equipo (fichar, ver pedidos, cocina, barra, mesas), después lo que usan encargados y administración (platos, empleados, inventario, contabilidad, facturas, reservas) — y dentro de cada una, cada pestaña con sus propios pasos.
Mi horario
FichajeCada persona del equipo ficha su entrada y salida desde aquí, y puede revisar cuántas horas hizo.
- Al entrar a trabajar, tocá «Fichar entrada» arriba a la derecha. Al terminar el turno, volvé a esta pantalla y tocá «Fichar salida».
- Si no tenés usuario propio, cada persona tiene un PIN de fichaje configurado — se pide en caja o al encargado, y con «Cambiar PIN» se puede actualizar.
- La sección «Mis fichajes (últimos 60 días)» muestra cada entrada/salida con la hora exacta y el total de esa marca — arriba a la derecha ves el total acumulado.
- Más abajo, «Semana del…» arma el horario completo día por día; con «← Semana anterior» y «Semana siguiente →» te movés entre semanas.
- El botón «Exportar imagen» genera una foto del horario de esa semana — útil para compartir por WhatsApp o imprimir y pegar en la cocina.
Cambiar PIN de fichaje
- Tocá «Cambiar PIN» en la tarjeta «PIN de fichaje».
- Ingresá tu PIN actual y después el nuevo PIN (4 dígitos) con el teclado numérico en pantalla, y tocá «Guardar PIN».
- Si no te acordás el PIN actual, tocá «Olvidé mi PIN».
Panel
Resumen del díaEs la pantalla de inicio: un vistazo rápido a cómo va el restaurante hoy.
- Las tarjetas de arriba muestran de un vistazo: ingresos de hoy, mesas ocupadas (por ejemplo 19/23), ticket medio, espera media, pedidos activos y staff en turno (cuántos fichados sobre el total programado).
- El gráfico «Ingresos por hora» ayuda a ver a qué horas entra más venta, para reforzar personal en esos momentos.
- En «Más pedidos hoy» aparecen los platos que más se están pidiendo, con una barra proporcional — tocá «Ver más» para ver el detalle completo: qué opciones/guarniciones eligió la gente, comentarios que dejaron, a qué horas se vende más ese plato, y si es un combo o forma parte de uno.
- Más abajo, «Estado de mesas» y «Equipo en turno ahora» muestran en tiempo real qué mesas están libres/ocupadas y quién está trabajando en este momento.
Pedidos
Solo consultaLista en vivo de todos los pedidos activos, organizados por mesa.
- Cada tarjeta es una mesa con pedido abierto: se ve qué pidieron, la cantidad, el estado de cada línea (Nuevo, Pendiente, Listo) y el total a cobrar.
- La etiqueta «Pago solicitado · efectivo» (u otro medio) avisa que esa mesa ya pidió la cuenta y con qué quiere pagar.
- El aviso en rojo (⚠ «hace X min») marca cuánto tiempo lleva ese pedido sin moverse — sirve para detectar mesas que se están demorando.
Cocina
Pantalla de producciónLa pantalla que va en la cocina: muestra qué platos hay que preparar y en qué orden llegaron.
- Cuando llega un pedido nuevo, aparece marcado «Pendiente» con el botón «Aceptar (N platos)» — tocalo para avisar que la cocina ya lo vio y se está preparando (pasa a «Aceptada»).
- Los platos aparecen agrupados por categoría (por ejemplo «Principales») — marcá cada uno con el check ✓ a medida que lo vas terminando.
- El aviso «retrasado» en rojo, con el tiempo transcurrido, indica pedidos que llevan mucho esperando — atenderlos primero.
- El botón «Sonido» activa un aviso sonoro cuando entra un pedido nuevo, y «Historial» muestra los pedidos ya completados del turno.
Barra
Pantalla de producciónIgual que Cocina, pero para bebidas, cervezas, licores y cócteles.
- Funciona igual que la pantalla de cocina: «Aceptar (N)» para tomar el pedido completo de esa mesa.
- Dentro de cada mesa, las bebidas están agrupadas por tipo — Cervezas, Licores, Bebidas — para armarlas más rápido y no saltar entre categorías.
- Las líneas con ✓ verde ya están servidas; las que llevan mucho esperando se marcan como retrasado.
- El contador de arriba («N pedidos activos») indica la carga de trabajo de la barra en ese momento.
Mesas
Tomar y cobrar pedidosEl mapa del salón. Desde acá se abre cada mesa, se cargan los pedidos y se cobra.
- Tocá una mesa libre (gris, dice «libre») para abrir un pedido nuevo, o una mesa ocupada (morado, con el total en €) para ver o agregar a su pedido.
- El icono de QR en cada mesa genera el código para que el cliente pida desde su celular directamente a esa mesa; el lápiz edita el nombre/número de mesa; el tacho la elimina del mapa.
- «Unir mesas» permite juntar dos mesas en un mismo pedido cuando llega un grupo grande.
- «Nueva mesa» agrega una mesa al mapa (por ejemplo, para una terraza nueva o un evento).
Detalle de una mesa ocupada
Al tocar una mesa ocupada se abre el panel de su pedido a la derecha, con cada plato/bebida cargado.
- Cada línea muestra el plato, la cantidad y su estado (Pendiente o Listo); con las flechas ↗ y — se puede mover o descontar unidades de esa línea.
- «Añadir plato» suma algo más al pedido de esa mesa sin perder lo ya cargado.
- El «Total» se recalcula solo con cada cambio; «Cancelar» descarta la línea que se esté editando.
- «Liberar mesa» cierra el pedido y deja la mesa libre otra vez — usalo recién después de haber cobrado.
Código QR de una mesa
Cada mesa tiene su propio QR — el cliente lo escanea y pide directo desde el celular a esa mesa.
- Tocá el icono de QR (arriba a la izquierda de cada mesa) para abrir su código.
- «Imprimir» lo manda a la impresora para pegarlo en la mesa física; «Descargar» lo baja como imagen.
- El enlace de abajo del QR es el mismo que abre el celular del cliente — sirve para probarlo manualmente si hace falta.
Nueva mesa
- Tocá «Nueva mesa» arriba a la derecha del mapa.
- Cargá el número de mesa y su capacidad (cuántas personas entran) y tocá «Crear».
Unir mesas
Para cuando llega un grupo grande y hace falta juntar dos mesas en un mismo pedido.
- Tocá «Unir mesas» — el mapa entra en modo selección.
- Tocá las mesas libres que querés juntar — la primera que toques queda como principal.
- Confirmá con «Confirmar unión», o salí sin cambios con «Cancelar unión».
Platos
4 pestañasTodo lo relacionado a la carta vive acá, repartido en cuatro pestañas: Catálogo, Categorías, Menú del día y Configuración.
Catálogo Pestaña 1
La lista completa de platos y bebidas, con precio, costo y margen de cada uno.
- La tabla lista cada plato con su categoría, precio de venta, costo (lo que cuesta hacerlo según sus ingredientes cargados), margen de ganancia, alérgenos (se completan solos según los ingredientes) y stock.
- Los filtros de arriba (Todos / Activos / Inactivos / Cocina / Barra y cada categoría) acotan la lista; el buscador encuentra un plato por nombre.
- En cada fila: «Editar» abre el mismo formulario que «Nuevo plato» pero con los datos cargados; «Desactivar» oculta el plato de la carta sin borrarlo (por ejemplo, si se acabó un ingrediente); «Borrar» lo elimina para siempre.
- El desplegable «Acciones» (arriba a la derecha) permite «Exportar» la carta completa, descargar la «Plantilla» o «Importar excel» con varios platos nuevos a la vez — mismo patrón que en Inventario.
Nuevo plato Formulario
Se abre con el botón «Nuevo plato» de la esquina superior derecha del Catálogo. Es el mismo formulario para crear y para editar.
- Elegí primero si es un Plato o una Bebida — cambia qué campos pide después.
- Cargá el Nombre y la Categoría (o creá una nueva ahí mismo con «+ Nueva categoría… Crear»).
- Días disponible: marcá los días en que se vende ese plato — si lo dejás vacío, está disponible todos los días.
- La Descripción es la que ve el cliente en la carta del QR. Las Notas internas de cocina son un campo aparte y privado — sirve para apuntar la preparación, ficha técnica o aclaraciones para el equipo, y nunca se muestran al cliente.
- «Subir foto» agrega una imagen del plato; el check «Es un combo» se usa cuando se vende un plato + bebida juntos con un precio propio.
- Ingredientes (obligatorio al menos uno): elegí el ingrediente del desplegable, poné la cantidad que usa esa porción y tocá «Añadir» — de acá salen automáticamente los alérgenos y el costo del plato.
- Stock disponible: «Sin límite» deja que Flamix calcule solo cuántas porciones quedan según receta × inventario; «Manual» fija una cantidad a mano que se va descontando con cada venta y no se recalcula sola.
- En «¿Conviene venderlo a este precio?» ingresá el precio de venta — Flamix calcula el margen real contra el margen objetivo (editable, ej. 65%) y el food cost, y avisa en rojo si «No conviene a este precio».
- «Crear plato» queda deshabilitado hasta completar nombre, categoría y precio — el mensaje de abajo indica qué falta.
Categorías Pestaña 2
Cómo se agrupan y ordenan los platos, tanto en Flamix como en la carta que ve el cliente.
- Arriba se crea una categoría nueva: nombre + si es de Cocina o Barra + «Crear».
- Cada fila existente muestra el nombre y su tipo (por ejemplo «Principales · Cocina»), el grupo al que pertenece (desplegable, ej. «Principales»), flechas ↑↓ para reordenar cómo aparece en la carta, y «Subcategorías» para crear una división dentro de esa categoría.
- El tacho 🗑 borra una categoría — ojo, los platos que la tenían asignada quedan sin categoría.
Configuración Pestaña 4
Dos ajustes generales que afectan a toda la carta.
- Suplemento para llevar — monto en € que se suma automáticamente al precio de cualquier plato marcado como «para llevar».
- Aviso de «segundos» — minutos que pasan desde que cocina acepta los entrantes de una mesa antes de que Flamix avise que ya hay que empezar a preparar los segundos, para que lleguen con buen ritmo.
Empleados
Equipo y rolesEl listado de todo el equipo: quién trabaja, con qué rol y su horario habitual.
- El rol (cocina, camarero, jefe de cocina, etc.) define qué partes de Flamix puede ver y usar cada persona.
- El estado puede ser Activo o Invitación pendiente (todavía no aceptó el email de invitación).
- El horario por defecto es la referencia de sus turnos habituales — se usa para comparar contra los fichajes reales de «Mi horario».
Agregar empleado
Se abre con el botón «Agregar empleado» de la esquina superior derecha.
- Completá Nombre, Correo y elegí el Rol del desplegable.
- Al tocar «Invitar», le llega un correo con un enlace para que la persona ponga su propia contraseña y entre con los permisos de ese rol — no hace falta que compartas ninguna clave.
Inventario
Stock e ingredientesEl control de stock de todos los ingredientes y materiales — se descuenta solo cuando se venden platos que los usan.
Listado y stock bajo
- El aviso «Stock bajo» arriba de todo lista, en rojo, cada producto que está por debajo de su mínimo configurado — hay que reponerlos pronto.
- La tabla muestra Producto, Alérgenos, Stock actual, Mínimo, Costo/u y el Estado (Bajo u OK).
Ajustar stock
Tocando el número de stock de cualquier producto se abre este modal para sumar o restar cantidad a mano.
- Elegí «Agregar» (por ejemplo, llegó mercadería) o «Quitar» (por ejemplo, un conteo físico dio menos de lo esperado).
- Escribí la cantidad en la unidad de ese producto (kg, ud, etc.) y tocá «Confirmar».
Editar y registrar mermas
«Editar» cambia los datos del producto; el icono ⚠ registra una pérdida (merma).
- Desde «Editar» se cambia el nombre, la unidad de medida (kg, litros, unidades, etc. — define cómo se descuenta del stock), el stock mínimo (dispara el aviso de «stock bajo») y el costo por unidad (lo que se usa para calcular el costo de los platos).
- Los alérgenos que aporta este ingrediente se marcan acá — de acá salen automáticamente los alérgenos que se muestran en cada plato que lo use.
- Tocá el icono ⚠ («Registrar merma») de la fila del producto.
- Cargá la cantidad perdida (vencido, dañado, derramado) y tocá «Registrar pérdida».
Nuevo material
- Cargá Nombre, elegí la Unidad (Kilogramos, Litros, Unidades, etc.), y completá Stock inicial, Stock mínimo y Costo por unidad.
- Marcá los alérgenos que aporta, si corresponde, y tocá «Crear».
Importar y exportar
Desde el desplegable «Acciones», arriba a la derecha del listado.
- «Plantilla» descarga un Excel en blanco con las columnas correctas para cargar productos nuevos.
- «Importar excel» sube un archivo con varios productos a la vez.
- «Exportar» descarga todo el inventario actual, tal cual está en Flamix.
Contabilidad
8 pestañasTodo lo relacionado a dinero: ingresos, comisiones, caja, gastos, balance, devoluciones, proveedores y conciliación bancaria.
Resumen Pestaña 1
- Elegí el período con Hoy / Esta semana / Este mes / Personalizado (rango de fechas a medida).
- «Ingresos por método de pago / canal (bruto)» separa lo cobrado en efectivo, tarjeta, terminal externo, transferencia, ticket restaurante, vale comida, Uber Eats y Glovo.
- «Platos más vendidos» y «Estado de resultados» (ingreso bruto, comisiones, ingreso neto, ticket promedio) dan el resumen financiero del período.
- «Exportar pedidos (CSV)» y «Exportar todo (Excel)» descargan los datos para llevarlos a una gestoría o a un Excel propio.
Comisiones Pestaña 2
Configuración de qué comisión cobra cada método de pago o app de delivery, para que el ingreso neto salga bien calculado.
- Cada tarjeta (Tarjeta propia, Terminal externo, Transferencia, Uber Eats, Glovo) tiene un interruptor Activa/Inactiva y un botón «Editar» para cargar el % y el cargo fijo (€) que cobra ese medio.
- Estos valores se cargan a mano — Flamix no lee la comisión real del banco, Uber o Glovo — y se descuentan del ingreso bruto en el Estado de Resultados.
- La tarjeta «IVA de las facturas de venta» define el % de IVA que se aplica (por ejemplo 10%, marcado como «Personalizado»).
Caja Pestaña 3
Apertura y cierre de caja de cada turno.
- Si dice «Turno cerrado», tocá «Iniciar turno» al empezar a cobrar — así Flamix empieza a contar lo que entra en esa caja.
- Al terminar el turno se cierra la caja, y queda un registro en el «Historial de cierres» con la fecha, lo cobrado en efectivo y en tarjeta.
- «Reimprimir» vuelve a imprimir el comprobante de cierre de una fecha anterior.
Gastos Pestaña 4
- «Caja chica — gasto rápido»: para un gasto puntual del día a día (por ejemplo, comprar hielo). Cargá el concepto, elegí la categoría (ej. «Gasto Operativo») y el monto, y tocá «+ Registrar».
- «Gastos fijos mensuales»: para gastos que se repiten cada mes (alquiler, luz, etc.) — se cargan igual, con «+ Agregar».
Balance Pestaña 5
- Muestra un balance general estimado: caja y bancos, inventario (valorizado según el costo por unidad cargado), total activo, cuentas por pagar, total pasivo y patrimonio residual.
- «Actualizar saldo inicial» permite corregir el punto de partida del cálculo.
Devoluciones Pestaña 6
- Elegí el período (Hoy / Esta semana / Este mes / Personalizado) y buscá la factura del cliente que pide reembolso.
- Al anularla, sale de los reportes de IVA e ingresos desde ese momento — sin tocar los cierres de caja ya hechos.
Proveedores Pestaña 7
- «Facturas vencidas sin pagar» avisa en rojo qué facturas de proveedor pasaron su fecha de vencimiento — «Marcar pagada» las cierra.
- «Proveedores / profesionales» lista a quién se le compra; «Nuevo proveedor» agrega uno.
- «Facturas de proveedor» — «Nueva factura» carga una factura recibida, con su fecha de vencimiento, para hacerle seguimiento.
Conciliación Pestaña 8
- Flamix no se conecta directo al banco — exportá el movimiento de tu cuenta desde la banca online en Excel/CSV con las columnas de la «Plantilla», y usá «Importar extracto» para subirlo.
- «Auto-conciliar» intenta emparejar automáticamente los movimientos importados con lo que Flamix ya tiene registrado; lo que quede sin emparejar aparece como pendiente.
Facturas
ComprobantesEl historial de todas las facturas emitidas, para buscarlas, reimprimirlas o descargarlas.
- Usá los campos «Desde» y «Hasta» para acotar la búsqueda por fecha, o el buscador para encontrar un número de factura puntual.
- Cada factura muestra su número (ej. FAC-000124), fecha y hora, total y estado (Emitida).
- «Imprimir» la reenvía a la impresora; «PDF» la descarga para enviarla por email o guardarla.
Reservas
Reservas de mesaEl listado de reservas próximas, con los datos de contacto del cliente.
- Cada fila muestra cliente, contacto, cantidad de personas, fecha, mesa asignada y notas (por ejemplo, alergias o pedidos especiales).
- «Historial» permite ver reservas pasadas, útil para confirmar si un cliente ya vino antes.
Delivery
Uber Eats / GlovoIntegración con apps de delivery externas.
Por ahora esta pantalla queda lista para conectar en cuanto Flamix tenga acceso aprobado a la Partner API de Uber Eats y Glovo — todavía no hay nada para configurar acá. Los pedidos de esas apps, mientras tanto, se cargan igual que cualquier otro pedido y se identifican por su canal en Contabilidad → Resumen.
Roles y permisos
Quién puede ver quéDefine qué puede ver, editar y borrar cada rol del equipo (Cocina, Barra, camarero, etc.).
- Arriba se crea un rol nuevo: escribí el nombre (ej. «Camarero junior») y tocá «Crear rol».
- El lápiz ✏️ de cada fila renombra el rol ahí mismo (✓ para confirmar, ✕ para cancelar); el tacho 🗑 lo borra.
- «Editar» abre la matriz de permisos de ese rol.
Matriz de permisos de un rol
- Cada fila es un módulo de Flamix (Cocina, Configuración, Contabilidad, Empleados, Inventario, Menú, Panel, Pedidos, Reservas, Roles…).
- Tres checkboxes por fila: Ver (puede entrar y mirar), Editar (puede modificar), Borrar (puede eliminar). Un módulo sin ningún check marcado queda directamente oculto para ese rol.
Configuración
4 pestañasDatos del local y preferencias generales del sistema — normalmente solo la toca el encargado o admin.
Negocio Pestaña 1
Datos del local, marca y horario general.
- Datos del local: nombre, NIF, dirección fiscal, ciudad y código postal — son los que salen en facturas.
- Contacto: email, teléfono y sitio web del restaurante.
- Marca: logo y colores (primario, secundario, texto) — se usan en el menú del cliente por QR y en la página pública de reservas. «Subir logo» lo reemplaza.
- Horario del local: apertura y cierre por día, con «Cerrado» para los días que no se abre — se usa como sugerencia al definir el horario de cada empleado. «Guardar horario» lo aplica.
- «Guardar datos del local» (abajo a la izquierda) guarda nombre/NIF/dirección/contacto/marca en un solo paso.
Reservas Pestaña 2
Configuración del sistema de reservas online que ven los clientes.
- «Sistema de reservas activo» prende o apaga por completo la posibilidad de reservar online.
- Título del widget y descripción son el texto que ve el cliente; dirección a mostrar es la que aparece en esa página pública.
- Duración del turno, colchón entre turnos, preaviso mínimo (con cuántas horas de anticipación mínima se puede reservar) y antelación máxima (cuántos días a futuro se puede reservar) — todo en minutos/horas/días.
- Días y horario disponibles: igual que el horario del local pero específico para reservas — con «Cerrado» por día y «Guardar disponibilidad».
Pagos y reseñas Pestaña 3
Enlace de reseñas de Google y configuración de las impresoras de tickets.
- Reseñas: pegá el enlace de «Deja tu reseña» de tu Perfil de Negocio de Google — si lo cargás, el cliente lo ve en el móvil justo después de pagar.
- Impresora de tickets: la impresora térmica principal de la red del local, imprime facturas y comandas de barra/bebidas. «Imprimir ticket de prueba» confirma que funciona; el check «Impresora habilitada» la prende/apaga — si se apaga o falla, el cobro sigue igual y el cliente recibe la factura en PDF al móvil.
- Se configura por nombre de impresora USB (si está conectada por cable) o por IP + puerto (si es de red) — usá solo una de las dos formas. «Ancho del ticket» ajusta el texto si sale cortado (48 = papel 80mm, 32 = papel 58mm).
- Segunda impresora — Cocina es opcional y exclusiva para comandas de comida: se imprime automático al tocar «Aceptar» en Cocina, mientras la impresora principal sigue con facturas y barra.
- Puede estar conectada a la misma PC o a otra distinta — si es otra PC, hay que instalar el conector ahí también, cada PC usa el suyo.
- «Buscar impresoras en la red» escanea el rango de red configurado para detectarlas automáticamente.
Sistema Pestaña 4
Preferencias generales del panel: instalación como app, sonido y seguridad de mesas.
- Instalar app — pone Flamix como app propia en el móvil o escritorio, con su ícono, sin la barra del navegador.
- Alertas de sonido — prende/apaga los avisos sonoros (cocina, barra, pedidos, reservas) en este dispositivo puntual; la preferencia queda guardada en ese navegador, no es global.
- PIN para liberar mesa — si se configura, el camarero necesita ese PIN para cerrar una mesa a mano sin pasar por el cobro. Dejarlo vacío = no pide PIN. Cambiarlo se confirma con un código que llega por correo.